引き継ぎと情報共有のズレをなくし、すり合わせ工数を削減。新規開拓に集中できる組織へ

永渕さん：事業の柱は三つあります。一つ目が物流の実運送で、お客様からお荷物をお預かりして所定の場所へお届けする事業です。二つ目が、実運送で得たノウハウや業界の課題感をベースにした自社アプリの開発。三つ目がそこから派生した受託開発です。

営業体制としては、私が物流事業の営業全般を担当していて、システム開発と自社アプリは代表の濱田が見ています。SES系の案件には別途専任の営業が一人。少人数のプレイングマネージャー型の組織です。

永渕さん：現場視察を踏まえて担当者さんと打ち合わせをする機会が多かったり、突発的なトラブルが起きたりするのが、ほかの業界とは違うところですね。配送だけ提案しても他社と差別化できないので、配送の背景にある別の課題を一緒に拾って、工程の見直しといったことまで含めて提案をしています。

永渕さん：そうです。荷主さんも「単にトラックを動かしてくれる会社」ではなく「うちの業務に沿った課題解決をしてくれるパートナー」を選ぶようになってきています。商談一件あたりの議論の難易度は、それだけ高くなっています。

永渕さん：獲得してきた案件の社内・現場への落とし込みや、お客様との打ち合わせ内容の正確な把握が課題でした。お客様ごとに注意すべきポイントや荷物の扱い方を、私からメンバーに伝え、さらにメンバーから現場のスタッフに共有していきます。このフロー自体がもともときちっと整理されていたわけではなかったので、情報が不正確に伝わってしまうリスクがありました。

永渕さん：私からメンバーに共有したあとは、メンバーと現場のスタッフが直接口頭でやり取りする場面も多いんです。そこで「条件はこういう前提だったはずなのに、現場では別の話になっていた」みたいな、認識の齟齬が生まれてしまうことがしばしばありました。

共有のニュアンスがズレたまま現場に伝わると、結局あとで調整が必要になる。物流の現場では近しい場面が日々あるので、ここはずっと課題感を持っていました。

永渕さん：議事録ツールを使ってはいたのですが、精度が十分ではなく、ほぼ活用できていなかったというのが正直なところです。私の頭の中の記憶を口頭か簡単なメモで伝えるくらいに留まっていました。

商談が終わってから議事録を書くので、抜け落ちる話も結構あって、私は把握しているけれど、お客様も社内も認識できていなかったというケースが多かったですね。

永渕さん：シンプルに、議事録精度がすごく高いなと思いました。私の場合、オンライン商談だけでなく、お客さんの現場を確認するため歩き回りながら打ち合わせるシチュエーションが結構あるんです。

そういったときでもUpflowで会話を録音しているのですが、誰が発話したか、これはお客さんの声なのか、を判断してくれて、それに基づいた決定事項やネクストアクションがちゃんとアウトプットされる。これはすごいなと感じました。

精度が高いので、従来の情報共有の課題感が解消される。工数が削減できて、空いた分を他の業務に充てられる、という未来が見えたんです。それが決め手でした。

永渕さん：新しいお客様との打ち合わせの内容が、正確にメンバー間に共有されるようになりました。その内容をもとに、ドライバーの採用や社内の計画作りといった次のアクションに、スムーズに進めるようになっています。漏れがちだったタスクも、可視化されたことで後回しになりにくくなりました。

永渕さん：もともと1〜2時間あった定例ミーティングでも、同じ時間内で共有できる範囲が広がったと感じます。今まで以上の密度で情報をシェアできるようになりました。

さらに大きいのは、新規で獲得した案件をメンバーに引き継いだあとのお客様対応や社内のすり合わせに、私が入り続けなくてもよくなってきたことです。メンバー同士のやり取りや社内調整にがっつり入り込まなくても、Upflowを見れば内容が把握できるので、「この会議、自分はもう必要ないかもな」と思える瞬間が出てきています。

永渕さん：いまの段階で、体感で5〜10%程度は減っているかなと。Upflowの活用が進めば、20%くらいまでは減らせるんじゃないかと思っています。

私が新規案件を一手に担っているフェーズなので、私の時間が少しでも空いて新規に充てられることは大きな価値だと考えています。

永渕さん：案件に紐付くToDoも、チーム全体のToDoもUpflowで管理できるようになっていて、一元管理できる点が便利です。Upflowを見れば、営業に関する情報はひとまとめになっている、という状態になってきています。

最初は議事録ツールという感覚で試してみたんですが、いまは案件・ToDo・商談履歴がまとめて溜まっていく場所になっていて、営業の情報基盤のようになってきています。商談のあとの引き継ぎも、ここを見てもらえれば大枠がつかめる、というところまで来ています。

永渕さん：引き継ぎは、まさにUpflowの活用ど真ん中だと思っています。商談記録が時系列で溜まっていくので、いつ、どのシチュエーションで、誰と、何を話したのかを大枠で把握できる。新しく入ってきたメンバーがキャッチアップしやすくなるのは、すごく大きい変化だと思います。

いま商談が増えてきていますし、組織のフェーズが変わっていくタイミングで、Upflowを軸に据えた営業オペレーションをしっかり作っていきたいですね。

永渕さん：うちのように「配送＋課題解決」をセットで提案する会社や、3PL（サード・パーティー・ロジスティクス）で物流の全面設計から入っている会社には価値が感じられると思います。課題解決を伴う商談は時間もかかりますし、議論そのものの難易度も高い。だからこそ、ネクストアクションがちゃんとまとまり、難しい議論を正確に整理する、ということに大きな意味があります。

規模感で言えば、営業統括の人がいて、その下にプレイングマネージャーがいるような構造の組織にはより刺さると思います。

ぜひ騙されたと思って、まずは試してみていただきたいですね。その精度に驚いていただけるんじゃないかと思います。